Co a k čemu je
Google Workspace (G Suite*)
… a jak šetří lidem peníze, čas i nervy
Google Workspace (dříve G Suite) je balík online aplikací (pošta, kalendář, sdílený disk, dokumenty, videohovory), který vám umožní pracovat kdekoliv a z libovolného zařízení. Proč je školím, zavádím, doporučuji a hlavně sám roky intenzivně používám? Proč na ně přešlo přes 80 % lidí, které jsem proškolil? Protože dřív zažívali trable s počítači, podobné těmto:
- Na sdíleném disku omylem smazali soubor a nemohli ho nijak obnovit.
- Obcházeli kolegy, aby už konečně vyplnili tu tabulku a poslali ji dalšímu kolegovi, ať to do čtvrtka stihnou poslat klientovi.
- Volávali do jiné pobočky, aby už synchronizovali sdílená data, ať s nimi mohou začít pracovat. Nebo půl hodiny čekali, až se z jiné pobočky stáhnou data.
- Obíhali půl dne šest kolegů, aby dohodli termín společné schůzky.
- Komplikovaně dávali dohromady připomínky deseti kolegů z hromadného e-mailu.
- Chodili domů s flashkou a zběsile přehrávali soubory mezi různými počítači a modlili se, ať pracují na správné verzi dokumentu.
- Obvolávali večer kolegy, ať jim z kancelářského počítače přepošlou email od klienta.
- Přeposílali si pracovní maily na soukromý Gmail (i když to firemní předpisy nepovolují), aby se k němu dostali i doma nebo na mobilu.
- Potřebovali upravit dokument, ale nebyli u počítače.
- Nemohli najít potřebný email v té jedné velké neuspořádané hromadě mailů.
Tuším, že jste se poznali aspoň 5x. Nebojte, to je naprosto obvyklé. A abyste takové situace už nezažívali, zavádím ve firmách Google Workspace. Co mě nejvíc těší, že hodně nadšení po nasazení Google Workspace bývají kupodivu správci IT. Protože nemusí řešit další hardware ani věčně záplatovat servery..
*) Google čas od času změní jméno svého balíku firemních aplikací (Gmail, Google Kalendář, Google Disk, …). Nejdříve to byly Google Apps, pak G Suite a na podzim 2020 to celé přejmenoval na Google Workspace. Mění se pouze jméno, vše ostatní zůstává.
Výhody Google Workspace
- komplexní balík služeb – pošta, kalendář, kontakty, sdílené dokumenty, videokonference, chat
- náhrada Microsoft Office – textové dokumenty, tabulky, prezentace
- přístup odkudkoliv (stolní PC, notebook, telefon, tablet)
- umístění na vlastní doméně
- centrální správa uživatelský účtů
- prostředí v češtině
- bezpečnost a garantovaná 99.9% dostupnost
Nabízím
- instalaci Google Workspace na vaší doméně
- školení uživatelů a uživatelskou podporu – školil jsem tzv. Google Guides např. ve společnostech Kofola, Česká spořitelna nebo Economia.
- správu – pokud nemáte vlastního správce
- jsem držitelem autorizace Google Cloud Partner (dříve Google Apps Authorised Reseller)
- mám prestižní certifikaci Google Apps Certified Deployment Specialist
Průběh implementace a cena
- Úvodní konzultace a představení Google Workspace – nabízím firemním zákazníkům zdarma
- Podklady k implementaci – pošlu vám na vyplnění tabulku (současné řešení, struktura firmy, seznam uživatelů, která data chcete přenést do cloudu, …)
- Cenová nabídka – na základě této tabulky odhadnu časovou náročnost implementace a cenu. Cena za instalaci je individuální, záleží na náročnosti (počet uživatelů, migrace původních dat, …) a konkrétních požadavcích klienta.
- Implementace – po schválení cenové nabídky dohodneme vhodný datum přechodu na Google Workspace (tzv. Go Live) a já vše k tomuto datu nachystám
- Školení – nedílnou součástí implementace je proškolení alespoň části uživatelů. Kdybych vám nabídl implementaci Google Workspace bez následného školení, prosím nafackujte mi, pošlete mě do háje a kontaktujte moji konkurenci. Přechod bez proškolení ve výsledku přinese nespokojenost uživatelů, nebudete produkt využívat na 100 % a změna se protáhne a prodraží (jak na vaší, tak na mé straně).
Provoz Google Workspace – cena
Google Workspace jsou k dispozici v několika tarifech:
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | |
|---|---|---|---|
| Cena za uživatele / měsíc (platba na rok dopředu) |
5,75 € | 11,50 € | 17,25 € |
| Cena za uživatele / měsíc (měsíční fakturace) |
6,90 € | 13,80 € | 20,70 € |
| Úložiště na uživatele | 30 GB | 2 TB | 5 TB |
| Vybrané funkce navíc (komplet porovnání) |
Sdílené disky Nahrávání online schůzek Dílčí místnosti, ankety a Q&A Rezervační stránky schůzek |
Sdílené disky Nahrávání online schůzek Dílčí místnosti, ankety a Q&A Rezervační stránky schůzek Google Sejf Pokročílá MDM |
Poplatky se hradí jednou ročně nebo měsíčně. Platba je možná v CZK (přepočet dle aktuálních podmínek mBank) nebo EUR. Fakturu za provoz vystavuji já, a to ve stejné výši, jako kdybyste Google Workspace „nakupovali“ přímo od Google. Jsem plátce DPH.
Chcete si Google Workspace osahat?
Přijďte na uživatelský workshop, kde ukazuji spoustu praktických příkladů využití Google Workspace.
Mýty o Google Workspace
Možná jste se setkali s těmito běžnými mýty o online (cloudových) aplikacích. Podívejme se na ně bez emocí.
- Prý nejde pracovat, když vypadne internet a jste off-line. Jde, stačí zapnout podporu offline dokumentů a i bez internetu máte přístup k vašim souborům. A to nejen pro prohlížení, můžete je i editovat.
- Prý je nebezpečné mít data v cloudu. Zeptejte se sami sebe: kolik ve vašem okolí zmizelo notebooků, kolikátou máte flashku a kdy jste si naposledy počítač polili vodou. Přihlášení do cloudu se zabezpečuje podobně jako přístup do elektronického bankovnictví SMS kódem (tzv. dvoufázové zabezpečení). Pokud jsou Google Workspace dostatečně bezpečné pro Českou spořitelnu nebo samotný Google, jsou bezpečné i pro vás.
- Prý do mých pracovních dokumentů uvidí kolegové. Neuvidí, dokud jim přístup do dokumentu nepovolíte. To je velký rozdíl oproti běžnému ukládání dokumentů na sdílený disk, kde většinou vidí “všichni všechno”.
- Google prý předává naše data v cloudu třetím stranám. Nepředává a zavazuje se k tomu i v licenčním ujednání: “Vaše data jsou vaše, my je nikdy nepředáme třetí straně” (s výjimkou policie, pokud má soudní rozhodnutí).
- Prý je potřeba rychlejší internet, když je všechno v cloudu. Kupodivu je to přesně obráceně. Protože nebudete posílat objemné dokumenty, ale pouze odkazy na ně, nároky na připojení se sníží.
- Prý Gmail a online editory nejsou vhodné do firem. Právě naopak. Fungují tak jak freelanceři a malé firmy, ale i španělská banka BBVA se 120.000 zaměstnanci. U nás namátkou Kofola, DHL nebo IKEA. A jede na tom i sám Google, takže bude Google Workspace i nadále rozvíjet.
- Prý jsou Google Workspace drahé. Nemyslím si. 64 EUR za uživatele a rok je konečná cena. Navíc neplatíte žádné servery, žádné další softwarové licence ani člověka, který se o Google Workspace stará. Náklady se dají jednoduše spočítat. Napište mi, pomůžu vám s tím.
Znáte ještě další “prý”? Pošlete mi ho prosím, ať mohu pomoci dalším lidem do počítačového 21. století.
Google Workspace pro školy a neziskové organizace
Pokud jste škola nebo nezisková organizace, máte možnost využívat Google Workspace zdarma. Kontaktujte mě prosím, rád vám s přechodem na Google Workspace pomohu nebo poradím.
Které firmy používají Google Workspace?
Přes 5.000.000 firem se rozhodlo pro Google Workspace a další rychle přibývají. Google Workspace používají jak komerční společnosti (Kofola, DHL, Whirlpool, Ahold, IKEA, PwC), technologické firmy (Konica Minolta, Hewlett-Packard, Seagate Technology, Verizon, Software602, H1.cz), banky (Česká spořitelna, BBVA), tak i státní správa (město Český Krumlov, U.S. Army) nebo školy (Univerzita Karlova v Praze, 75 z TOP100 univerzit v USA).
Narazili jsme na Pavla díky výborným referencím a musím potvrdit, že nelhaly. Jeho zájem, nasazení a prozákaznický přístup je neobvyklý. Postaral se o to, že pro zaměstnance byl přechod na G Suite hračkou. Dokonce se mu podařilo vymyslet řešení, které nám ušetřilo nemalou částku. Doufáme, že se nám s jeho pomocí Google Workspace podaří nastavit tak, že rutinní práci přenecháme strojům a budeme se moci věnovat zákazníkům, o které nám jde především. Díky Pavle!
Pavla Mináře jsem oslovila v době, kdy jsme v naší manufaktuře na výrobu vlněných přikrývek začali zavádět procesní řízení a Google Workspace jsem si vybrala jako základní nástroj. Pavel nejenže hladce zvládl veškeré technické úkony spojené s migrací naší pošty a dokumentů do Google Workspace. Také nás dokázal perfektně zaškolit a tím i utvrdit v tom, že tyto aplikace nejsou jen dobrým nástrojem, ale naprosto skvělým prostředkem ke zefektivnění práce celého týmu. Spolupráce s Pavlem je radost. Jeho osobitý a profesionální přístup musí bezpochyby nadchnout každého, kdo má tu čest využívat jeho služeb.
Na IT odborníky veřejnost nahlíží často jako na “lidi z jiné planety”. Pavel Minář je nejen odborník na Google Workspace, ale hlavně člověk se zdravým selským rozumem, s citem pro komunikaci s laiky i profesionály a velkou trpělivostí, která je vždy provázena úsměvem. Pavel pro tým zaměstnanců a dobrovolníků našeho Nadačního fondu pro podporu zaměstnávání osob se zdravotním postižením připravil vstupní konzultace a rozhovory s manažery dílčích projektů, dle kterých zjistil, co bychom potřebovali, využili. Po rozhovorech s dílčími členy týmů zjistil, v čem tápeme, v čem by bylo třeba udělat ještě analýzy, ze kterých by vyplynula jasná a reálná potřeba dílčích Google aplikací v našem nadačním týmu. Pro zpracování všech dat a dalších konzultací s mými kolegy pro nás Pavel připravil dvě školení na míru. Školení vedla ve fondu k malému zemětřesení – kompletnímu přechodu celého nadačního fondu na Google Workspace, které nám výrazným způsobem zjednodušily práci a šetří čas. Pavel je i po našem přechodu na Google Workspace stále „při nás“. Ač se neznáme příliš dlouho, celý nadační tým ho vnímá jako jednoho z nás. A to u nás není úplně běžné…Chcete Google Workspace?
Jste firma, freelancer, škola nebo nezisková organizace a máte zájem nasazení nebo školení Google Workspace?